Das Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist eine der wichtigsten Komponenten jeder Unternehmensstrategie. Nach Angaben von Gartnerkann BPM den Projekterfolg um 70 % verbessern. Es hilft Ihnen, einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen, indem Sie die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit treffen, Kosten senken und den Umsatz steigern. Darüber hinaus ist BPM ein strategischer Ansatz, der alle Aspekte der Unternehmensprozesse umfasst, von der Planung und Gestaltung bis zur Ausführung und Implementierung. Lesen Sie weiter, um mehr über dieses wichtige Thema im Detail zu erfahren.
BPM-Definition
BPM ist eine Strategie, die Unternehmen hilft, ihre Geschäftsprozesse zu verbessern. BPM wird eingesetzt, um die Effizienz und Effektivität zu verbessern, Kosten zu senken, Risiken zu verwalten und Verschwendung zu minimieren, indem Geschäftsprozesse systematisch verbessert werden. Es umfasst die Analyse, Gestaltung, Implementierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen im gesamten Unternehmen. BPM kann auch als Business Process Engineering (BPE) bezeichnet werden.
BPE zielt darauf ab, Ihre Mitarbeiter durch klar definierte Rollen innerhalb eines IT-gestützten Systems, das kontinuierliche Verbesserungsaktivitäten wie die Entwicklung neuer Produkte oder die Erbringung von Kundendienstleistungen unterstützt, auf die Unternehmensziele auszurichten.
Verschiedene Arten von BPM
BPM ist ein breiter Begriff für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mit dem Aufkommen von KI und maschinellem Lernen wird BPM immer beliebter, da es Unternehmen ermöglicht, ihre vorhandenen Daten besser zu nutzen, mögliche Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten, und fundiertere Entscheidungen zu treffen.
BPM umfasst drei Hauptkategorien:
- Integration
- Menschen
- Prozesse dokumentieren
Das integrative Geschäftsprozessmanagement befasst sich mit der strukturierten Zusammenfassung der Prozesse eines Unternehmens, während sich das Human- und Dokumenten-BPM mit den praktischen Aspekten der Geschäftsprozesse beschäftigt.
Beim Integrations-BPM werden Daten von einem System in ein anderes übertragen, wobei eine Verarbeitungszentrale zwischen mehreren Anwendungen vermittelt. Im Gegensatz dazu setzt Human-BPM Workflow-Software ein, um den Mitarbeitern zu helfen, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen, und Document-BPM hilft den Benutzern, Marktforschungsergebnisse zu verstehen, bevor sie Investitionsentscheidungen treffen.
BPM vs. BPA
BPM und BPA sind nicht dasselbe. BPM ist eine Prozessmanagement-Methode, während BPA ein Automatisierungswerkzeug ist, das für die Verwaltung von Geschäftsprozessen verwendet werden kann. Der Hauptunterschied besteht darin, dass sich BPM auf die Verbesserung eines bestehenden Prozesses konzentriert, während BPA bestehende manuelle Prozesse automatisiert und effizienter macht.
Zu den BPM-Tools gehören Systeme für die Verwaltung von Arbeitsabläufen oder Software für die Aufgabenverwaltung, die Ihnen helfen, die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu organisieren, um sie effizienter und rationeller zu gestalten.
Zum Beispiel: Wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten (z. B. zwei Designer), können beide Designer mit einem Tool wie Trello sehen, woran der jeweils andere bisher gearbeitet hat, ohne dass es zu Kommunikationsproblemen kommt; dies verhindert unnötige Verzögerungen bei der Fertigstellung des Projekts, da jeder genau weiß, was als Nächstes zu tun ist.
BPM vs. Projektmanagement
Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist ein strategischer Ansatz für die Verwaltung von Prozessen, der auf eine langfristige Wertschöpfung abzielt. Das Projektmanagement hingegen ist eher taktisch und kurzfristig ausgerichtet.
BPM umfasst eine ganzheitliche Betrachtung der Arbeitsabläufe eines Unternehmens von Anfang bis Ende - und oft über mehrere Abteilungen oder Bereiche hinweg -, während sich das Projektmanagement auf einzelne Aufgaben innerhalb eines bestimmten Schwerpunktbereichs innerhalb des umfassenderen Arbeitsablaufs eines Unternehmens konzentriert.
Ein Beispiel: Wenn Sie daran arbeiten, den Kundenservice in Ihrem Unternehmen zu verbessern, würde Ihre BPM-Strategie alle Aspekte der Kundeninteraktion mit Ihrem Unternehmen berücksichtigen - vom ersten Kontakt bis zur Lieferung oder Nachbetreuung -, während sich Ihr Projekt speziell auf die Verbesserung der Leistung der Callcenter-Agenten bei Kundeninteraktionen konzentrieren würde.
BPMN-Methodik
Business Process Modeling Notation (BPMN) ist ein Standard für die Modellierung von Geschäftsprozessen. Er definiert die Syntax für die Erstellung von Prozessmodellen, die darstellen, wie die Arbeit einer Organisation erledigt wird.
BPMN verwendet Knoten und Verbindungslinien, um Aktivitäten, Entscheidungen und Teilprozesse darzustellen. Knoten können auch verwendet werden, um Gruppen von zusammenhängenden Aufgaben oder Ereignissen zu beschreiben. Jeder Knoten steht für eine Aktivität oder ein Ereignis, das von einer Person in Ihrer Organisation abgeschlossen wurde, z. B.: "Spesenabrechnung genehmigen", "Kunde anrufen" oder "Rechnung erstellen".
Verbindungslinien verbinden verschiedene Aktivitäten zu einer Abfolge von Schritten, die ausgeführt werden müssen, damit der Gesamtprozess erfolgreich abgeschlossen werden kann - zur Veranschaulichung: "Informationen auf dem Formular überprüfen" ist direkt mit "Antragsformular prüfen" verbunden, da es immer einen Überprüfungsschritt geben muss, bevor etwas anderes geprüft wird.
Warum BPM?
Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist eine Methode zur Strukturierung Ihrer Geschäftsaktivitäten, mit der Sie Ihre Ziele erreichen, die Leistung verbessern und den Wert Ihres Unternehmens steigern können.
BPM trägt zur Kostensenkung bei, indem manuelle Arbeiten reduziert, sich wiederholende Aufgaben automatisiert und Fehler reduziert werden.
Es hilft auch, das Risiko zu minimieren, indem es einen Rahmen für das Testen neuer Prozesse vor der Implementierung bietet. BPM kann dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, indem es den Kunden die Abwicklung von Geschäften mit Ihnen erleichtert oder ihre Erfahrungen angenehmer macht, wenn sie mit Ihnen Geschäfte tätigen.
Es ist wichtig zu wissen, dass es bei BPM nicht nur um Computer geht, sondern auch um Menschen.
BPM erfordert ein Verständnis dafür, was die verschiedenen Stakeholder von ihren Interaktionen mit einer Organisation erwarten, so dass diese Stakeholder das bekommen können, was sie brauchen, ohne dass irgendwelche Hindernisse zwischen ihnen und dem Erfolg (oder Misserfolg) bei der Erledigung der Aufgabe stehen, die sie zu einem bestimmten Zeitpunkt im Kontext der Situation, die während dieser Interaktionen auftreten kann, zu erfüllen versuchen.
Wie kann BPM bei der digitalen Transformation helfen?
Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist eine Kernkomponente der digitalen Transformation. Es hilft Ihnen dabei:
- Erstellen Sie wiederholbare, standardisierte Prozesse, die über mehrere Anwendungen und Plattformen hinweg angewendet werden können. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben einen Kundenserviceprozess, der in einer Anwendung oder Plattform gut funktioniert. Infolgedessen funktioniert er auch in anderen Anwendungen und Plattformen gut - auch in solchen, die neu sind oder noch entwickelt werden. Das bedeutet, dass IT-Teams das Rad nicht neu erfinden müssen, wenn sie neue Dienste oder Produkte entwickeln wollen; sie können bestehende Prozesse als Grundlage für die Erstellung neuer Prozesse nutzen.
- Stellen Sie sicher, dass alle an der Erbringung von Dienstleistungen beteiligten Personen jedes Mal, wenn sie mit Kunden oder Partnern interagieren, dieselben Schritte befolgen (dies ist besonders wichtig für die Einhaltung von Vorschriften).
Der erste Schritt bei jeder digitalen Transformation besteht darin, den aktuellen Zustand Ihres Unternehmens zu verstehen und zu ermitteln, welche Prozesse kritisch sind und wie sie verbessert werden können. Sie können dies tun, indem Sie sich bestehende Systeme wie ERP oder CRM ansehen, aber es ist auch entscheidend, in die Praxis zu gehen und direkt mit Kunden und Mitarbeitern zu sprechen, die täglich mit diesen Systemen interagieren.
Ein weiterer Vorteil von BPM ist, dass es einen skalierbaren Ansatz für die digitale Transformation bietet.
Sie können mit einem kleinen Projekt beginnen und es dann ausweiten, wenn es gut funktioniert. Das bedeutet, dass Sie keine neue technologische Infrastruktur oder Systemintegration schaffen müssen, damit Ihre Geschäftsprozesse miteinander kompatibel sind - Sie können denselben Prozess über mehrere Anwendungen und Plattformen hinweg nutzen.
BPM-Lebenszyklus
Der BPM-Lebenszyklus umfasst fünf Phasen:
- Einweihung
- Analyse
- Gestaltung
- Entwicklung
- Einsatz
In den ersten drei Phasen geht es darum, zu verstehen, was in Ihrem Unternehmen erforderlich ist, um geschäftliche Probleme oder Chancen zu nutzen. In diesen Phasen ermitteln Sie potenzielle Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und analysieren sie auf ihre Machbarkeit, bevor Sie zur nächsten Phase übergehen.
Die vierte Phase umfasst die Erstellung eines detaillierten Plans für die Umsetzung der von Ihnen gewählten Lösung(en). Dazu gehört die Ausarbeitung von Spezifikationen für jeden neu zu gestaltenden Prozess, damit die Entwickler genau wissen, was zu tun ist, wenn sie später neue Softwareanwendungen oder Systeme erstellen, die diese Prozesse unterstützen (d. h. während der Einführung).
Schließlich kommt die Bereitstellung - hier setzen Sie alle Ihre Pläne in die Tat um, indem Sie Ihre neuen Technologien in Produktionsumgebungen installieren.
BPM-Strategie
Bevor Sie mit BPM beginnen, ist es wichtig, alle Engpässe richtig zu definieren.
Achten Sie bei der Festlegung Ihrer Ziele darauf, dass Sie sich ehrgeizige, aber realistische Ziele setzen, die in 1 bis 3 Monaten erreicht werden können (oder, wenn es länger als drei Monate dauert, in kleinere Aufgaben unterteilen). Es ist hilfreich, wenn es greifbare Möglichkeiten gibt, den Erfolg zu messen, damit alle Beteiligten wissen, wann sie ihr Ziel erreicht haben oder noch erreichen müssen.
Neben der Festlegung von persönlichen Fitnesszielen wie in den beiden obigen Beispielen setzen einige Unternehmen auch BPM-Software ein, weil sie möchten, dass Mitarbeiter auf allen Ebenen innerhalb einer Organisation auf gemeinsame Ziele wie Kundenzufriedenheit oder Verkaufsziele hinarbeiten.
BPM-Vorteile
BPM kann Ihnen helfen, die folgenden Ziele zu erreichen:
- Steigern Sie Ihren Umsatz und verbessern Sie die Kundenzufriedenheit. BPM kann Ihnen dabei helfen, Ineffizienzen in Ihren Geschäftsprozessen zu erkennen und zu beseitigen, was zu einem strafferen Workflow und zufriedeneren Kunden führt. Wenn Sie darüber hinaus die Vorteile digitaler Technologien wie KI und Automatisierung nutzen möchten, kann BPM Sie bei der Implementierung dieser Tools und ihrer Integration in bestehende Prozesse unterstützen.
- Kostenreduzierung durch Verbesserung der organisatorischen Produktivität durch intelligentere Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Echtzeit-Datenanalysen (oder "Echtzeit-Intelligenz"). Prozesse, die durch BPM automatisiert wurden, sind in der Regel schneller als manuelle Prozesse, da sie weniger auf menschliche Eingaben angewiesen sind - und diese Einsparungen werden direkt an die Kunden in Form von niedrigeren Preisen oder mehr Mehrwertdiensten (wie personalisierte Empfehlungen) weitergegeben.
BPM-Best-Practices
BPM Best Practices sind eine Reihe von Richtlinien und Empfehlungen für die Implementierung von BPM. Sie legen fest, wie BPM konsistent und effektiv umgesetzt werden kann, und zwar durch eine Reihe von Standards.
BPM Best Practices sind ein Leitfaden für die folgenden Punkte:
- Prozessmodellierung, einschließlich der Verwendung von Standardnotation und Standards wie Business Process Modeling Notation (BPMN), Unified Modeling Language (UML), Web Services Flow Language (WSFL) und anderen.
- Prozessausführung, einschließlich Technologien zur Prozessautomatisierung wie Workflow-Engines oder Regel-Engines.
- Business-Intelligence-Berichte über Prozessleistungskennzahlen wie Zykluszeit oder Kosten pro produzierter Einheit.
BPM-Anwendungsfälle
Sie können BPM-Anwendungsfälle nutzen, um die Leistung Ihrer Geschäftsprozesse zu verbessern und die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern. BPM-Anwendungsfälle sind eine wichtige Komponente in jeder BPM-Strategie. Sie helfen Ihnen, einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen, indem sie die Gewinnspannen erhöhen, die Kosten senken und die Kundenzufriedenheit verbessern.
Einige Beispiele für BPM-Anwendungsfälle sind:
- Automatisierung manueller Aufgaben, die derzeit von Mitarbeitern (oder Auftragnehmern) ausgeführt werden, die für die Ausführung bestimmter Funktionen geschult werden müssen und nur begrenzte Kenntnisse darüber haben, was zu tun ist oder warum es getan werden muss
- Analyse der aktuellen Prozesse, damit Sie wissen, wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt
Ein weiteres Beispiel: BPM ist ein leistungsfähiges Tool, das HR-Teams bei der Verwaltung von Mitarbeiterübergängen, Onboarding- und Offboarding-Prozessen unterstützt. Mit BPM haben Personalleiter Einblick in jeden Schritt des Einstellungsprozesses, von Anfang bis Ende. So können sie erkennen, wo Verbesserungen möglich sind, um Ziele zu erreichen und Mitarbeiter zufrieden zu stellen.
Darüber hinaus ist BPM eine breit gefächerte Disziplin, die Sie zur Verbesserung aller Geschäftsaspekte einsetzen können, und das Finanzwesen ist keine Ausnahme. BPM ermöglicht es Finanzorganisationen, die Zeit für die Ausführung alltäglicher Aufgaben, wie z. B. Kontoabstimmungen, erheblich zu reduzieren und gleichzeitig die Genauigkeit der Finanzberichte zu maximieren. Effizientere Prozesse minimieren auch das Risiko während des Abstimmungsprozesses.
Außerdem kann BPM der Vertriebsabteilung helfen, indem es eine Möglichkeit bietet, die Customer Journey zu organisieren und zu vereinfachen. Das bedeutet, dass sich das Vertriebsteam auf den Kundenservice, die Verbesserung des Verkaufstrichters und die Steigerung des Umsatzes mit weniger Ressourcen als zuvor konzentrieren kann.
Erzielen Sie einen Wettbewerbsvorteil mit BPM
BPM ist ein wichtiger Bestandteil jeder Unternehmensstrategie. Es verschafft Ihnen einen Wettbewerbsvorteil, indem es Ihnen ermöglicht, schneller und effizienter zu reagieren als Ihre Konkurrenten, die möglicherweise noch nicht in BPM-Technologien investiert haben.
Bei BPM geht es jedoch nicht nur um die Automatisierung von Prozessen, sondern auch um die Verbesserung von Geschäftsergebnissen.
BPM-Tools sollen Unternehmen bei der Bewältigung des Wandels und des Veränderungsprozesses unterstützen und es ihnen ermöglichen, die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken und die Risiken im Zusammenhang mit neuen Technologien oder gesetzlichen Änderungen, die sich auf ihre Abläufe auswirken, zu mindern.
Zusammengefasst
Wir hoffen, dass die Informationen in diesem Artikel hilfreich waren. Wie wir hier gesehen haben, gibt es viele verschiedene Aspekte von BPM, die Sie implementieren können, um Ihre Organisation zu verbessern und effizienter zu gestalten - und wir haben nur an der Oberfläche gekratzt.
